ПОЛОЖЕННЯ про відділ управління персоналом, документообігу, контролю, організаційної, інформаційної діяльності, цифрового розвитку та захисту персональних даних апарату районної державної адміністрації

Версія для друкуВерсія для друку

                                                                                                                   ЗАТВЕРДЖЕНО
                                                                                                 Розпорядження голови Хорольської

                                                                                                 районної державної адміністрації
                                                                                                 18.02.2020 №40
       

 

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ   управління персоналом, документообігу, контролю,  організаційної,  інформаційної діяльності, цифрового розвитку та захисту персональних даних   апарату районної державної адміністрації 

1. Відділ управління персоналом, документообігу, контролю,  організаційної,  інформаційної діяльності, цифрового розвитку та захисту персональних даних   апарату районної державної адміністрації    (далі  - відділ) утворюється головою районної державної адміністрації  у складі апарату районної державної адміністрації.
2.  Відділ у своїй діяльності підпорядковується   керівнику апарату районної державної адміністрації.
3. Відділ у своїй діяльності керується  Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради   України,  указами  і  розпорядженнями  Президента  України, постановами   і  розпорядженнями  Кабінету  Міністрів України,  розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, голови районної державної адміністрації, цим Положенням та Регламентом районної державної адміністрації, наказами керівника апарату районної державної адміністрації, виданих в межах його компетенції. У питаннях організації  і застосування методики проведення роботи з персоналом  та  державної  служби відділ  керується  також  відповідними рекомендаціями  Національного агентства з питань державної служби.
3.  Основними завданнями  та функціями  відділу є:
1) забезпечення  реалізації  державної політики з питань управління персоналом;
2) здійснення аналітичної та організаційної роботи з кадрового менеджменту;
3) здійснення інформаційно-аналітичного супроводу реалізації внутрішньої політики держави в районі;
4) забезпечення організаційного розвитку районної державної адміністрації;
5) забезпечення  організації  діловодства та документування управлінської діяльності  в апараті районної державної адміністрації, секторах, відділах та структурних підрозділах районної державної адміністрації.
4. Відділ відповідно до визначених галузевих повноважень виконує такі завдання:
1) організовує роботу щодо розробки структури районної державної адміністрації;
2) розробляє і бере участь у розробленні проєктів розпоряджень голови районної державної адміністрації та  наказів керівника  апарату районної державної адміністрації, що стосуються питань управління персоналом, трудових відносин та державної служби;
3) вносить пропозиції керівнику апарату  районної державної адміністрації  з питань удосконалення управління персоналом та кадрового менеджменту;
4) здійснює аналітично-консультативне забезпечення роботи  керівника апарату  районної державної адміністрації з питань управління персоналом;
5) контролює розроблення посадових інструкцій державних службовців управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації   переглядає їх на відповідність встановленим законодавством вимогам;
6) проводить роботу щодо створення сприятливого організаційного та психологічного клімату, формування корпоративної культури у колективі, розв’язання конфліктних ситуацій;
7) вивчає потребу в персоналі на вакантні посади в районній державній адміністрації та вносить відповідні пропозиції керівнику апарату районної державної адміністрації;
8) здійснює процедурні  заходи відповідно до вимог законодавства про державну службу щодо проведення конкурсів на зайняття  вакантних посад державної служби категорій „Б“ та „В“;
9) розробляє спеціальні вимоги до осіб, які претендують на зайняття посад державної служби категорій „Б“ і „В“;
10) надсилає кандидатам на зайняття вакантних посад державної служби категорій „Б“ та „В“ письмові повідомлення про результати конкурсу;
11) за дорученням керівника апарату  районної державної адміністрації  перевіряє дотримання вимог законодавства про працю та державну службу, правил внутрішнього службового розпорядку в райдержадміністрації, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах райдержадміністрації;
12) разом з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації:
організовує роботу щодо розробки положень про структурні підрозділи;
опрацьовує штатний розпис районної державної адміністрації;
спільно з відділом фінансово-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації  організовує роботу щодо мотивації персоналу районної державної адміністрації;
забезпечує планування службової кар’єри, планомірне заміщення посад державної служби підготовленими фахівцями згідно з вимогами до професійної
компетентності, відповідно до вимог  чинного законодавства про державну службу,  вносить пропозиції щодо  стимулювання  проходження державної служби  з урахуванням професійної компетентності та сумлінного виконання своїх посадових обов’язків;
13) організовує проведення внутрішніх навчань державних службовців районної державної адміністрації;
14) здійснює планування професійного навчання державних службовців районної державної адміністрації;
15) узагальнює потреби державних службовців у підготовці, спеціалізації та підвищенні кваліфікації і вносить відповідні пропозиції  керівнику апарату  районної державної адміністрації;
16) здійснює організаційні заходи з проведення щорічного оцінювання службової діяльності державних службовців;
17) разом із державним службовцем складає індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності за результатами оцінювання його службової діяльності;
18) веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань;
19) аналізує кількісний та якісний склад державних службовців;
20) надає консультативну допомогу з питань управління персоналом керівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації;
21) обчислює стаж роботи та державної служби;
22) розглядає пропозиції та готує документи щодо заохочення та нагородження персоналу державними нагородами, відомчими заохочувальними відзнаками, веде відповідний облік;
23) організовує складення Присяги державного службовця особою, яка вперше вступає на державну службу, оформляє документи про присвоєння відповідних рангів державним службовцям;
24) ознайомлює державних службовців з правилами внутрішнього службового розпорядку районної державної адміністрації, посадовими інструкціями та іншими документами з проставлянням ними підписів та дати ознайомлення;
25) оформляє і видає державному службовцю службове посвідчення;
26) забезпечує підготовку матеріалів щодо призначення на посади та звільнення з посад персоналу районної державної адміністрації;
27) здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років;
28) формує графік відпусток персоналу апарату, секторів, відділів  та структурних підрозділів районної державної адміністрації, готує проєкти актів щодо надання відпусток персоналу, контролює їх подання та веде облік;
29) здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників апарату, секторів, відділів  та структурних підрозділів районної державної адміністрації;
30) оформляє і видає довідки з місця роботи працівника;
31) опрацьовує листки тимчасової непрацездатності;
32) у межах компетенції готує розпорядчі документи про відрядження персоналу апарату, секторів, відділів  та структурних підрозділів районної державної адміністрації;
33)  готує у межах компетенції документи щодо призначення пенсій персоналу апарату та структурних підрозділів районної державної адміністрації;
34) забезпечує видачу у встановленому порядку звільненій особі  наказу  про звільнення, належно оформленої трудової книжки;
35) забезпечує ознайомлення працівників  з вимогами законодавства про захист персональних даних, зокрема щодо їхнього обов’язку не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв’язку з виконанням професійних, службових чи трудових обов’язків;
36) обробляє  персональні дані  працівників   відповідно до їх професійних, службових чи трудових обов’язків в обсязі, необхідному для виконання таких обов’язків;
37) організовує роботу з обробки запитів щодо доступу до персональних даних суб’єктів відносин, пов’язаних з обробкою персональних даних;
38) забезпечує доступ суб’єктів персональних даних до власних персональних даних;
39) інформує керівника володільця та розпорядника бази персональних даних про заходи, яких необхідно вжити для приведення складу персональних даних та процедур їх обробки у відповідність до вимог  законодавства;
40)  здійснює організаційні заходи щодо своєчасного подання державними службовцями відділу  відомостей про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру за минулий рік;
41) забезпечує організацію проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України „Про очищення влади“, готує довідку про її результати;
42) розглядає звернення громадян, підприємств, установ та організацій, посадових осіб, запити та звернення народних депутатів, запити на інформацію з питань управління персоналом;
43) здійснює організаційне забезпечення діяльності районної державної адміністрації  по комплексному соціально – економічному розвитку району та реалізації державної політики у визначених законодавством сферах управління;
44) опрацьовує і подає голові районної державної адміністрації  проєкти планів роботи районної державної адміністрації, забезпечує контроль за їх виконанням;
45) надає методичну та  практичну допомогу у поліпшенні організації роботи органів місцевого самоврядування у спільному вирішенні  питань економічного, соціального і культурного розвитку району;
46) бере участь у підготовці звітів голови районної державної адміністрації щодо виконання програм соціально – економічного і культурного розвитку  району та щорічного публічного звіту  про підсумки діяльності районної державної адміністрації;
47) бере участь у підготовці звітів голови районної державної адміністрації про реалізацію повноважень, делегованих районною радою;
48) здійснює організаційне забезпечення засідань колегії районної державної адміністрації, а також нарад, що проводяться головою районної державної адміністрації та його заступниками;
49) готує матеріали щодо відзначення підприємств, установ, організацій та громадян району заходами заохочення районної державної адміністрації;
50) бере участь у вирішенні питань проведення виборів і референдумів у межах, установлених законодавством;
51) вивчає, узагальнює досвід роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, надає допомогу у її поліпшенні;
52)  запитує і одержує від управлінь, відділів та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, а також виконавчих комітетів міської та сільських рад, підприємств, установ, організацій матеріали, необхідні для підготовки питань, що подаються на розгляд голови районної державної адміністрації в межах компетенції відділу;
53) здійснює опрацювання проєктів розпоряджень, наказів, за дорученням голови та керівника апарату  районної державної адміністрації розробляє проєкти розпоряджень та наказів  з організаційної та кадрової роботи;
54)  готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань, що розглядаються керівником апарату  районної державної адміністрації;
55) здійснює  організацію контролю за здійсненням органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади;
56) проводить  іншу  роботу,   пов’язану   із   застосуванням законодавства про працю та державну службу,  в межах компетенції відділу.
57) забезпечує організацію діловодства в апараті районної державної адміністрації, секторах, відділах та структурних підрозділах районної державної адміністрації  відповідно до чинного законодавства, за винятком документів, які містять інформацію, що належить до таємної;
58) забезпечує опрацювання розпоряджень голови районної державної адміністрації, їх належне оформлення, зберігання протягом визначеного терміну та щомісячне направлення сканованих копій  в обласну державну адміністрацію;
59) сприяє архівному відділу районної державної адміністрації  щодо реалізації державної політики у галузі архівної справи;
60) проводить приймання, реєстрацію, передачу і відправлення кореспонденції за призначенням, в тому числі „Документи для службового користування“;
61) забезпечує функціонування системи електронного документообігу в апараті районної державної адміністрації. Заносить на веб-сайт сторінку розпорядження голови районної державної адміністрації, в тому числі зареєстровані в Головному територіальному управлінні юстиції;
62)  забезпечує технічний контроль за строками проходження документів, віднесених до компетенції відділу;
63)  здійснює облік і аналіз документообігу в апараті районної державної адміністрації;
64) складає зведену Номенклатуру справ апарату районної державної адміністрації;
65) аналізує та узагальнює стан роботи з документами та організацію їх виконання у апараті, секторах, відділах та структурних підрозділах  районної державної адміністрації;
66)  згідно із встановленими нормами формує документи у справи та готує їх до передачі у архівний відділ районної державної адміністрації;
67)  надає допомогу працівникам апарату районної державної адміністрації, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів  районної державної адміністрації, інших служб у підготовці і належному оформленні проєктів розпоряджень голови районної державної адміністрації;
68) реєструє розпорядження голови районної державної адміністрації, забезпечує їх зберігання, своєчасне направлення копій адресатам, згідно з реєстром розсилки;
69) готує проєкти розпоряджень і доручень голови районної державної адміністрації, проєкти наказів керівника апарату райдержадміністрації  з питань, що належать до компетенції відділу;
70) організовує і забезпечує документування  роботи засідань  колегії районної державної адміністрації та щотижневих нарад у голови районної державної адміністрації;
71) видає з дозволу керівництва районної державної адміністрації довідки, витяги, копії з документів, що знаходяться у відділі;
72)  здійснює методичне керівництво організацією роботи з документами в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах районної державної адміністрації, надає практичну допомогу в удосконаленні цієї роботи та за дорученням голови районної державної адміністрації, керівника апарату райдержадміністрації здійснює перевірки стану діловодної справи в них;
73) здійснює контроль за дотриманням в апараті, секторах, відділах та структурних підрозділах  районної державної адміністрації вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами;
74) забезпечує культуру діловодства, готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства;
75) забезпечує ведення розносної книги;
76) забезпечує приймання телефонограм, оперативно ознайомлює з ними керівників районної державної адміністрації та доводить до відома вказаних в резолюції посадових осіб, контролює їх повне виконання;
77) веде облік зберігання печаток, штампів, бланків в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації;
78) забезпечує облік і зберігання печатки  відділу, штампів для реєстрації документів;
79) перевіряє виконання документів структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
80) інформує голову районної державної адміністрації про стан виконання документів;
81) забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів районної державної адміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад (на контроль беруться розпорядження голови районної державної адміністрації з визначеним терміном інформування та довгострокові районні програми);
82) готує і завчасно та систематично нагадує структурним підрозділам районної державної адміністрації, територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування щотижневі письмові нагадування - попередження про закінчення строків виконання документів;
83) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії районної державної адміністрації питань про стан виконання документів в структурних підрозділах районної державної адміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.
84) організовує роботу з обробки документів,  що містять персональні дані суб’єктів відносин;
85) завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією з діловодства у апараті Хорольської районної державної адміністрації;
86) забезпечує тимчасове зберігання документів, правильне використання їх у службових цілях;
87) видає у встановленому порядку  витяги, копії документів юридичним особам і громадянам за їх письмовим зверненням та відповідним дозволом керівника апарату районної державної адміністрації;
88)  аналізує і прогнозує суспільно-політичні процеси в районі;
89) здійснює інформаційно-аналітичний супровід реалізації внутрішньої політики держави в районі;
90) організовує роботу з підготовки та відзначення в районі державних і професійних свят, пам’ятних дат;
91) інформує обласну державну адміністрацію про головні події соціально-економічного та суспільно-політичного життя району, про перебування в районі народних депутатів, керівників обласної державної адміністрації. Інформує про події, що мали значний суспільний резонанс в районі;
92)  аналізує діяльність політичних партій та громадських організацій району, розробляє пропозиції щодо заходів, спрямованих на взаємодію голови райдержадміністрації з політичними партіями та громадськими організаціями у справі здійснення соціально-економічних реформ, розбудови демократичної, соціальної, правової держави, розвитку громадянського суспільства;
93) сприяє координації їх діяльності, спрямованої на стабілізацію соціально-економічних відносин та суспільно-політичної ситуації, на залучення їх до формування та реалізації державної та регіональної політики, а також до вирішення соціально-економічних питань району;
94)  організовує проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної  політики; забезпечує підготовку, методичну підтримку і проведення разом з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації публічних громадських обговорень з актуальних питань суспільного життя, щодо шляхів розв’язання проблем і визначення перспектив розвитку району, а також стосовно інших питань; узагальнює висновки, пропозиції та зауваження, що надійшли від громадськості та сприяє врахуванню громадської думки під час прийняття рішень місцевими органами виконавчої влади; готує пропозиції щодо підтримки суспільно значущих громадських ініціатив;
95)  забезпечує функціонування системи постійного моніторингу громадсько-політичних настроїв населення та оцінки суспільно-політичної ситуації в районі; здійснює моніторинг протестних акцій, розглядає їх вимоги;
96)  узагальнює громадську думку та реагування різних верств населення на актуальні питання суспільного життя, здійснює оцінку можливих наслідків прийнятих соціальних та політичних рішень;
97) аналізує, узагальнює та прогнозує розвиток ситуації в інформаційному просторі району; здійснює заходи щодо розвитку інформаційної інфраструктури району;
98) бере участь у підготовці матеріалів для засобів масової інформації з питань внутрішньої політики з метою забезпечення конституційного права громадян на задоволення їхніх інформаційних потреб; проводить аналіз оприлюднених в засобах масової інформації матеріалів, що належать до компетенції  відділу; готує, в разі необхідності, відповідні коментарі, роз’яснення або спростування; готує матеріали, що належать до сфери комунікацій з громадськістю;
99) проводить аналіз та узагальнює інформацію про ситуацію в інформаційному просторі району шляхом моніторингу інтернет-ресурсів, всеукраїнських та обласних засобів масової інформації;
100) готує в межах своїх повноважень інформаційно-аналітичні матеріали до брифінгів, прес-конференцій, засідань за „круглим столом‟, що проводяться в районній державній адміністрації;
101)  подає голові райдержадміністрації інформаційно-аналітичні матеріали, вносить пропозиції щодо формування і реалізації внутрішньої політики;
102) готує матеріали з питань внутрішньої політики до доповідей голові райдержадміністрації;
103)  надає організаційно-методичну, експертно-аналітичну та іншу допомогу структурним підрозділам райдержадміністрації, виконавчим комітетам міської, сільських рад у вирішенні питань, що стосуються формування та здійснення внутрішньої політики в районі;
104)  здійснює організаційно - правове та матеріально - технічне забезпечення діяльності Громадської ради при райдержадміністрації;
105) забезпечує організацію та проведення державних та публічних заходів чітко вираженого суспільно-політичного змісту, залучає до участі в них представників інститутів громадянського суспільства;
106)  організовує вивчення громадської думки щодо діяльності районної державної адміністрації, проблемних питань району, готує пропозиції за результатами  відповідних досліджень.
3.  Відділ має право:
1) спільно з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації  перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього службового розпорядку, вимог законодавства про працю та державну службу в районній державній адміністрації та здійснювати контроль за додержанням законодавства про працю в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах районної державної адміністрації;
2)  опікуватися станом діловодства, здійснювати контроль за виконанням нормативних актів управліннях, відділах, структурних підрозділах  районної державної адміністрації та вимагати від працівників виконання встановлених правил роботи з документами;
3) взаємодіяти зі структурними підрозділами районної державної адміністрації, підприємствами, установами, організаціями, державними органами та органами місцевого самоврядування з питань, що належать до його компетенції;
4) одержувати від структурних підрозділів районної державної адміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірки виконання документів та стану роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
5) запитувати від структурних підрозділів районної державної адміністрації відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами; повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення Інструкції з діловодства; здійснювати перевірки стану та організації роботи з документами;
6) вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
7) залучати спеціалістів інших структурних підрозділів райдержадміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників об’єднань громадян та експертів для розгляду питань, що належать до його компетенції;
8) за погодженням з головою районної державної адміністрації  брати участь у конференціях, семінарах, нарадах та інших заходах з питань управління персоналом та організаційного розвитку;
9) здійснювати  обробку персональних даних фізичних осіб відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених на нього  повноважень;
10) за дорученням голови районної державної адміністрації  представляти районну державну адміністрацію  в інших органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях з питань, що належать до його компетенції.
4. Відділ для вирішення питань, що відносяться до його компетенції, взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, районною, міською та сільськими радами, їх виконавчими органами, підприємствами, установами та організаціями,  районними осередками політичних партій, громадськими організаціями, засобами масової інформації, громадськістю.
5.  Відділ очолює начальник, який   призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату  районної державної адміністрації відповідно до вимог  Закону України „Про державну службу“.
6. Начальник відділу:
1) здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;
2) подає на затвердження голові районної державної адміністрації  положення про відділ;
4) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної  державної адміністрації;
5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;
6) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії  районної державної адміністрації питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проєкти відповідних доручень;
7)  представляє інтереси відділу  у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної  державної адміністрації, з органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями - за дорученням керівництва районної  державної адміністрації;
8) організовує та проводить наради з питань, що належать до компетенції відділу;
9) підписує акт передачі справ і майна при звільненні (переведенні) державного службовця разом з уповноваженою особою та державним службовцем, який звільняється;
8)  подає керівнику апарату районної державної адміністрації  пропозиції щодо присвоєння  рангів державних службовців відділу, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;
9) забезпечує дотримання працівниками відділу  правил внутрішнього службового  розпорядку та виконавської дисципліни;
10) здійснює інші повноваження, визначені законом.

Керівник апарату
районної державної
адміністрації                                                                    І.О.Штейнберг

 

Наверх ↑