Положення про архівний відділ Хорольської районної державної адміністрації

Версія для друкуВерсія для друку

 

                                                                                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО
                                                                                                                              Розпорядження голови
                                                                                                                              Хорольської районної
                                                                                                                              державної адміністрації      

                                                                          

                                                                                                 Положення

про архівний відділ Хорольської районної
державної адміністрації

1. Архівний відділ Хорольської районної державної адміністрації (далі відділ) утворюється головою районної державної адміністрації, входить до її складу і в межах відповідної адміністративно – територіальної одиниці забезпечує виконання покладених завдань.
2. Архівний відділ Хорольської районної державної адміністрації підпорядкований голові районної державної адміністрації та керівнику апарату районної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Полтавської області, Державній архівній службі України (далі – Укрдержархів).
       3. Відділ  у   своїй   діяльності  керується  Конституцією   та законами України,  актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами міністерства юстиції України та Укрдержархіву, розпорядженнями голови Полтавської обласної державної адміністрації, районної державної адміністрації, рішеннями відповідного органу місцевого самоврядування, наказами директора Державного архіву області, а також положенням про відділ.
       4. Основними завданнями відділу є:
       реалізація    державної    політики    у    сфері   архівної справи і  діловодства;
       здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;
      координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;
      внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
      здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
      5. Архівний відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі  завдання:
    
          організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією;
      готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові місцевої держадміністрації;
      забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;
      готує (бере участь у підготовці) проекти угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;
      розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;
      опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад;
     забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;
      постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;
    контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну допомогу з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади;
     здійснює повноваження, делеговані органами місцевого самоврядування;
          забезпечує у межах своїх повноважень виконання завдань мобілізаційної підготовки, цивільного захисту населення, дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;
      організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;
      забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;
     бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів);
      забезпечує захист персональних даних; забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;
      складає і за погодженням з  державним  архівом  області   ( міста )  подає
для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;
      забезпечує зберігання, облік і охорону документів Національного архівного  фонду, переданих відділу органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднання громадян, які діють ( діяли ) на території району:
      документів особового  походження;
      фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії району;
      друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що використовуються   для довідково – інформаційної роботи;
      облікових документів і довідкового апарату до них;
     

          організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
      проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;
       інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;
       подає районній державній адміністрації пропозиції щодо складу органів державної влади, підприємств, установ, організацій району, документи яких надходять на державне зберігання;
      здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми  власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;
      перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберігання документів;
      надає консультаційно – методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території району  (міста) та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду  (трудового архіву);
      веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи державної влади, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву області;
       керує роботою госпрозрахункової групи;
    передає державному архіву області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;
       створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;
      видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовільняє запити фізичних та юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обгрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;
      вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;
       надає платні послуги юридичним та фізичним особам;
       забезпечує дотримання вимог  Закону України „Про захист персональних даних“;
          виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.
          6. Архівний відділ для здійснення своїх повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:
      одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на архівний відділ завдань;
      залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів райдержадміністрації, підприємств, установ та  організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за їх згодою);
      вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи райдержадміністрації  в питаннях архівної справи;
      користуватись в установленому порядку інформаційними базами райдержадміністрації, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;
      скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до компетенції архівного відділу;
     розробляти і подавати на затвердження в установленому порядку ціни на роботи (послуги), що виконуються (надаються) відділом на договірних засадах;
      вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи,  від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів,  проведення експертизи  цінності таких документів;
      звертатися до суду з позовом позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;
      порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;
      порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
      для   проведення   експертизи   цінності    документів   відділ    утворює
експертну комісію.
  7. Відділ   у процесі   покладених   на   нього   завдань  взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.
        

           Працівники   відділу,   для виконання покладених на них  службових обов’язків, мають право відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком таких, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
         8. Архівний відділ районної державної адміністрації очолює начальник Відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади у відповідності до Закону України „Про державну службу“.
          9. На посаду начальника Відділу призначається особа, яка має вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо – кваліфікаційним рівнем магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше одного року, вільне володіння державною мовою.
         10. Начальник архівного відділу:
      здійснює       керівництво       діяльністю       відділу,    несе     персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
      подає на затвердження голові районної державної адміністрації положення про архівний підрозділ;
      затверджує посадові інструкції працівників архівного відділу та розподіляє обов’язки між ними;
      планує роботу архівного відділу, вносить пропозиції щодо формування  планів роботи райдержадміністрації;
      вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи архівного відділу;
      звітує перед головою райдержадміністрації про виконання покладених на архівний відділ завдань та затверджених планів роботи;
      вносить пропозиції щодо розгляду  на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції архівного відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;
      може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;
     представляє інтереси архівного відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням голови райдержадміністрації;
      проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень архівного відділу районної державної адміністрації;
      затверджує  склад  експертної  комісії  і  положення про неї  відповідно до Типового положення, затвердженого Мін’юстом; 
      забезпечує дотримання працівниками архівного відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни; 
      здійснює інші повноваження, визначені законом. 
        

          11. Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.    Гранична чисельність, фонд оплати праці працівників визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.
          12. Штатний розпис та кошторис затверджує голова районної державної адміністрації.
          13. Відділ є юридичною особою публічного права, має свою печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, власні бланки.

Керівник апарату
районної державної
адміністрації                                                                                  І.О.Штейнберг
 

Наверх ↑